Een contract bestaat uit:
- de (plaatsings)overeenkomst
- de algemene voorwaarden
- het beschreven aanbod (bijvoorbeeld in de vorm van een informatieboekje)
In de brochure 'Contracten in de kinderopvang' vindt u uitgebreide informatie, onder andere over de eisen die aan het contract worden gesteld.
Eisen algemene voorwaarden
De algemene voorwaarden van een kinderopvangorganisatie, moeten minimaal voldoen aan de eisen voor algemene voorwaarden die de wetgever heeft vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek 6. Artikel 236 en 237 bevatten de zwarte en grijze lijst waarin wordt uitgelegd welke voorwaarden onredelijk bezwarend (zwarte lijst) of mogelijk onredelijk bezwarend (grijze lijst) zijn.
Wennen voor of na ingang van het contract?
Wennen mag alleen bij een ondertekend contract met de kinderopvang. In het contract kunnen afspraken zijn opgenomen over de manier waarop het kind kan komen wennen. De ‘ingangsdatum’ van het contract is de dag waarop deze door beide partijen is ondertekend. De ‘aanvangsdatum’ is de eerste dag waarop de opvang plaatsvindt. Wennen kan zowel voor of na het starten van de opvang, de aanvangsdatum, plaatsvinden.
TIP: Omdat er in de Wet kinderopvang geen regels over het wennen zijn opgenomen, raden wij het aan afspraken te maken over het wennen en dit vast te leggen in het contract. Zowel afspraken over de dagen waarop een kind komt wennen en de opbouw van de wentijd, als over de eventuele bijbehorende kosten:
- Er kan bijvoorbeeld eenmalig een vast bedrag berekend worden als een soort ‘wentarief’.
- Of ouders betalen de uurprijs uit het contract voor enkel die uren dat hun kind daadwerkelijk is komen wennen.
- Het kan ook zijn dat een kinderopvangorganisatie de volledige contractdagen in rekening brengt.
Voor deze uren kan kinderopvangtoeslag worden aangevraagd als aan de voorwaarden voor kinderopvangtoeslag wordt voldaan.
Het is goed om te weten dat ook bij het wennen de beroepskracht-kindratio geldt. Zo telt een nieuw wen-kind mee voor de beroepskracht-kindratio (bkr) op de groep en mag de maximale groepsgrootte niet worden overschreden.
Annuleringskosten
Wanneer mag een ondernemer annuleringskosten in rekening brengen? En hoeveel?
Een kinderopvangorganisatie mag kosten in rekening brengen als ouders het contract annuleren voordat de opvang zou plaatsvinden (de aanvangsdatum). Het moet wel in het contract of de algemene voorwaarden beschreven staan; hoe de organisatie mag handelen en welke kosten zij bij annulering berekent.
Let op! Als je het contract ten minste één maand voor de aanvangsdatum van de opvang annuleert, dan mag de kinderopvangorganisatie hooguit een vergoeding in rekening brengen voor de onkosten die zij voorafgaand aan de aanvangsdatum heeft gemaakt.(*)
Bij annulering van het contract binnen één maand voor aanvang van de opvang, geldt hetzelfde als bij een opzegging met opzegtermijn: ouders moeten dan één maand aan opvangkosten volgens contract betalen. Er is echter wel een belangrijk verschil tussen het betalen van één maand opvangkosten als gevolg van het annuleren binnen één maand voor aanvangsdatum, of het opzeggen van een lopend contract.
Over annuleringskosten heb je als ouder namelijk géén recht op kinderopvangtoeslag. Bij annulering binnen een maand, betaal je als ouder dus één maand aan opvangkosten voor 100% zelf. Wanneer je een contract opzegt met een maand opzegtermijn, dan heb je over deze maand nog wél gewoon recht op toeslag.
Voor beide partijen, ouders en organisaties, is zo vroeg mogelijk annuleren altijd de beste optie. Het kan voorkomen dat dit niet lukt en je als ouder toch binnen één maand voor aanvang van de opvang het contract moet annuleren. In dat geval kun je overwegen om het contract niet te annuleren, maar op de dag van aanvang direct op te zeggen, zodat je over de te betalen maand nog wel kinderopvangtoeslag kunt aanvragen. Let dan wel goed op dat de aanvangsdatum bij een andere organisatie niet binnen deze maand opzegtermijn valt. Want je kunt deze periode maar voor één organisatie kinderopvangtoeslag aanvragen.
(*) Het is ook niet toegestaan dat organisaties in hun (aanvullende) algemene voorwaarden een bepaling opnemen die hiervan afwijkt in het nadeel van de ouder die het contract getekend heeft. De Hoge Raad heeft hierover bepaald dat dit gezien wordt als ‘onredelijk bezwarend’ (Bron: deze uitspraak van de Geschillencommissie).
Opzegtermijn
Sinds de invoering van de Wet van Dam is het 'vermoedelijk onredelijk bezwarend' (hoogstwaarschijnlijk niet nodig) om bij een contract voor onbepaalde tijd, een opzegtermijn van langer dan één maand te hanteren. Dit geldt ook voor contracten in de kinderopvang (inclusief gastouderopvang). De Geschillencommissie Kinderopvang heeft zich meerdere malen uitgesproken dat de opzegtermijn maximaal één maand mag zijn:
'Ondernemer handelt in beginsel in strijd met toepasselijke wetgeving als hij een opzegtermijn van langer dan een maand hanteert, tenzij hij voor die langere termijn goede gronden aanvoert.'
Ouders moeten volgens de Wet van Dam tevens op elke dag van de maand de opvang van hun kind(eren) kunnen opzeggen en de opzegtermijn gaat dan vanaf dat moment in.
Als er een langere opzegtermijn wordt gehanteerd
Als in de algemene voorwaarden van de kinderopvangorganisatie (inclusief gastouderbureau en gastouder) is opgenomen dat er een langere opzegtermijn wordt gehanteerd, geldt er hoogstwaarschijnlijk een opzegtermijn van maximaal één maand. Ook als voor de algemene voorwaarden is getekend. De wet gaat boven zelf opgestelde algemene voorwaarden en tot op heden zijn er nog geen argumenten door ondernemers opgevoerd waardoor een langere opzegtermijn geoorloofd is.
Wijziging van contracten en algemene voorwaarden
Het kan voorkomen dat de kinderopvangorganisatie (eenzijdig) een contract of algemene voorwaarden wil wijzigen. Dit is echter niet toegestaan. Kinderopvangondernemers mogen alleen de uurtarieven eenzijdig aanpassen (wel pas nadat de adviesprocedure met de oudercommissie is doorlopen).
Voor alle andere wijzigingen is een schriftelijk akkoord van ouders nodig. Zo staat dit ook beschreven in de ‘Algemene Voorwaarden BSO, dagopvang en gastouderopvang’. Deze voorwaarden zijn verplicht voor leden van de Brancheorganisatie Kinderopvang (BK) en Brancheorganisatie Maatschappelijke Kinderopvang (BMK). Deze opgestelde algemene voorwaarden worden ook als uitgangspunt meegenomen door de Geschillencommissie Kinderopvang in hun overweging en besluitvorming.
Ben jij als ouder niet akkoord met de voorgestelde wijziging of nieuw voorgelegd contract? Dan mag een ondernemer alleen op grond van aantoonbare zwaarwegende redenen de contracten en/of voorwaarden wijzigen. Hetzelfde geldt voor het eenzijdig opzeggen van contracten. Zwaarwegende redenen zijn vaak bedrijfseconomische redenen die van invloed zijn op de voortgang van de opvang. Een ondernemer moet deze goed kunnen uitleggen. De enige partij die kan beoordelen of er werkelijk sprake is van zwaarwegende redenen, is de Geschillencommissie Kinderopvang.
De Algemene voorwaarden van de Brancheorganisaties (BK en BMK):
Algemene verordening gegevensbescherming in de kinderopvang (AVG)
Sinds 25 mei 2018 geldt er een nieuwe, strengere privacywet. Deze Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de wet die de privacy van burgers beschermt. De AVG is ook voor de kinderopvang van toepassing. De invulling van de AVG moet door de kinderopvangorganisatie worden vastgelegd in een privacyverklaring/-beleid. De oudercommissie heeft adviesrecht op het privacybeleid.
De Algemene verordening gegevensbescherming geldt voor alle organisaties die veel gegevens verzamelen, zoals n.a.w.-gegevens maar ook informatie over de ontwikkeling van een kind en foto- en videomateriaal. Het verwerken, bewaren en delen van die privacygevoelige informatie in de kinderopvang mag alleen als:
- de verwerking een duidelijk, gerechtvaardigd doel heeft;
- de gegevens voldoende beschermd zijn;
- er rekening gehouden wordt met de rechten van de betrokkenen.
Een kinderopvangorganisatie moet vastleggen hoe zij met de privacygevoelige informatie omgaat. Dat kan heel goed in een privacybeleid. Het beleid omtrent de privacy moet transparant zijn voor betrokkenen.
(klik op de link om direct naar het onderwerp te springen)
Lees ook het artikel op Kinderopvangtotaal over het delen van kindgegevens
Privacybeleid kinderopvang
In het privacybeleid van de kinderopvang moet worden opgenomen:
- een omschrijving van de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt;
- een beschrijving van de doeleinden van verwerking van persoonsgegevens (wat er met de persoonsgegevens wordt gedaan) en wat de juridische grondslag daarvan is;
- hoe wordt voldaan aan de beginselen van verwerking van persoonsgegevens. Zoals de verplichting om niet meer gegevens te verwerken dan noodzakelijk;
- welke rechten betrokkenen hebben en hoe zij die rechten kunnen uitoefenen. Zoals het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Maar ook het recht op inzage, wijzigen, wissen en het ontvangen van alle geregistreerde gegevens;
- welke organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om de persoonsgegevens te beveiligen;
- hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard.
Functionaris persoonsgegevens
Als er op grote schaal regelmatig of stelselmatig betrokkenen worden geobserveerd en dit een kernactiviteit van de organisatie is (zoals het volgen van de ontwikkeling van de kinderen) moet er een ‘functionaris gegevensbescherming’ worden aangesteld.
Omdat elke organisatie/situatie anders is verschillen de eisen. De regels zijn omvangrijk complex. Op https://rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg/stappen kan worden nagegaan welke regels voor de situatie van uw opvang gelden en u kunt een persoonlijk adviesrapport downloaden.
AVG en de oudercommissie
De regels van de AVG gaan over (de bescherming van) privacygevoelige (veelal digitale) informatie en beeldmateriaal. Het gaat dus over de veiligheid van de kinderen en ouders. Daarom heeft de oudercommissie adviesrecht op het privacybeleid van de organisatie. Als oc kun je met het beleid meekijken.
E-mailadressen doorgeven aan de oudercommissie
Als oudercommissie wil je graag rechtstreeks met ouders kunnen communiceren. Het is een misverstand dat kinderopvangorganisaties de mailadressen of andere contactgegevens van ouders niet aan de oudercommissie mogen doorgeven. Ouders moeten daar uiteraard wel toestemming voor geven.
Tip: laat op het inschrijfformulier van de kinderopvang een checkbox (aanvink-vakje) opnemen met de tekst 'Ik geef toestemming mijn mailadres door te geven aan de oudercommissie.' Zet daar bij dat de oudercommissie de kinderopvangorganisatie adviseert over o.a. de kwaliteit en uurprijs en wat de oudercommissie nog meer doet en/of organiseert (nieuwe ouders hebben vaak nog nooit van een oudercommissie gehoord).
Rechten van ouders
Ouders hebben recht op inzage van het privacybeleid. Ook mag u als ouder navragen welke gegevens van u of uw kind worden bijgehouden. U kunt de kinderopvangorganisatie indien gewenst verzoeken om correctie of verwijdering van uw gegevens en de gegevens van uw kind.
Afspraken met derden
Een kinderopvangorganisatie moet afspraken maken met leveranciers (bijvoorbeeld de leverancier van het ouderplatform) dat zij persoonsgegevens even zorgvuldig behandelen. De afspraken moeten worden vastgelegd in aparte verwerkersovereenkomsten.
Melden bij Autoriteit Persoonsgegevens
Als er persoonsgegevens uitlekken moet dit als datalek worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Lees meer over kinderopvang kiezen