Uitstapjes, begeleiding en vervoer

Op deze pagina de volgende informatie en tips voor oudercommissies om op te letten bij activiteiten buiten de kinderopvanglocatie.

• Toestemming voor verlaten van de locatie
• Begeleiden van uitstapjes
• Vervoer

Toestemming voor verlaten van de locatie
Bij het aangaan van een plaatsingsovereenkomst (contract) met de kinderopvangorganisatie gaat u akkoord met de opvang op de locatie die in het contract is opgenomen. Daarbij gaat u ook akkoord met de algemene en aanvullende voorwaarden. In de aanvullende voorwaarden kunnen afspraken rondom uitstapjes zijn vastgelegd. Daarnaast is het mogelijk dat de kinderopvangorganisatie middels het intake formulier of het digitale ouderportaal aan ouders om toestemming vraagt voor uitstapjes.

Waar kan de kinderopvang zoal toestemming voor vragen, denk aan: een kind mag mee uit wandelen, mag mee met uitstapjes, mag zwemmen tijdens de uitstapjes en heeft minimaal diploma a, het kind mag gefotografeerd worden.

Protocol Uitstapjes
Standaard uitstapjes en activiteiten, bijvoorbeeld naar het bos, de kinderboerderij of de speeltuin, die buiten de gebruikelijke opvanglocatie plaatsvinden worden duidelijk beschreven in het beleid/protocol uitstapjes of in het veiligheid en gezondheidsbeleid. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen kleine en grote uitstapjes en uitstapjes met grote groepen:

• Kleine uitstapjes (kdv & bso): lopend, met bolderkar of buggy/kinderwagen, naar een nabijgelegen speelplaats, naar het park, de bakker of de kinderboerderij in de directe omgeving van het kindercentrum.
• Grote uitstapjes (kdv & bso): eventueel met hulp van ouders, met het openbaar vervoer of in een bus of auto.
• Grote groepen (bso): bij groepen die bestaan uit meer dan 30 kinderen is het belangrijk dat zowel de pedagogisch medewerkers als de kinderen weten wie specifiek verantwoordelijk is voor welke kinderen, zodat de kinderen weten welke (veilige, betrouwbare, bekende) pedagogisch medewerker hun directe aanspreekpunt is.

De voorbereiding en veiligheidsmaatregelen worden aanvullend beschreven in een protocol of werkinstructie. Er wordt bijvoorbeeld omschreven waar de kinderen naartoe gaan, hoeveel pedagogisch medewerkers mee moeten gaan, hoe het vervoer geregeld wordt, wie er verantwoordelijk is. Maar ook wat standaard wordt meegenomen (EHBO-spullen, telefoon e.d.),  en op welke manier de zowel de fysieke als emotionele veiligheid van de kinderen geborgd wordt.

Nieuw bedachte uitjes en activiteiten die structureel worden aangeboden  worden uitgeschreven, besproken met de oudercommissie en opgenomen in het specifieke beleid of protocol.

Uitstapjes tijdens de vakantie
Tijdens de schoolvakantie komt het vaak voor dat er uitstapjes en activiteiten buiten de kinderopvang locatie worden georganiseerd. Denk aan een dag naar de dierentuin, naar het zwembad, naar een pretpark, crossfietsen door het bos, een workshop streetart enzovoorts.
Hoe de kinderopvang dit organiseert staat beschreven in het beleid. Voor de BSO gelden andere richtlijnen dan voor het kinderdagverblijf. Naast de beschrijving van de activiteit of het uitstapjes beschrijven ze ook het aantal  medewerkers dat mee gaan (dat noem, en we ook wel de leidster-kind ratio), wie er verantwoordelijk is, Voor deze uitstapjes vraagt de kinderopvang mogelijk extra om toestemming.

Wordt er een onbeschreven uitstapje georganiseerd door de opvanglocatie en maakt u zich hier als ouder zorgen over? Bespreek de zorgen eerst met de kinderopvang en zo nodig met de oudercommissie en vraag naar de manier waarop wordt omgegaan met eventuele veiligheidsrisico’s. Wilt u niet dat uw kind mee gaat met een uitje? Bespreek dan met de opvangorganisatie welke andere mogelijkheden er zijn, bijvoorbeeld opvang op een andere groep of de mogelijkheden om de dag te ruilen.

Tijdelijke opvang op een andere locatie
Tijdelijke opvang op een andere locatie, bijvoorbeeld bij samenvoegen tijdens vakanties, moet van te voren afgestemd worden met de ouders. U moet toestemming geven voor de opvang van uw kind op de andere opvanglocatie. Check uw contract goed, weet waarvoor u precies tekent. Hierbij horen ook de algemene voorwaarden van de kinderopvangorganisatie.

Begeleiding tijdens uitjes

Hoeveel medewerkers moeten er mee bij een uitstapje?
Voor activiteiten buiten de opvanglocatie geldt dezelfde beroepskracht-kindratio als op de opvanglocatie. Het is echter aan te raden en bijna logisch dat er bij uitstapjes ‘extra ogen’ zijn. Dit kunnen ook ouders zijn, dus niet perse gekwalificeerde volwassenen of pedagogisch medewerkers. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is niet verplicht voor personen die incidenteel worden ingezet. Ouders of opa’s of oma’s kunnen bijvoorbeeld ook mee met een uitje. Het is aan te raden een protocol voor uitstapjes uit te werken.

De oudercommissie kan de opvangorganisatie hierover adviseren. In het uitstapjesprotocol kan onder andere worden beschreven welke uitstapjes de opvang maakt en hoeveel begeleiders er mee gaan. Risicovollere uitstapjes zoals zwemmen, kunnen hier apart in vermeld worden met de voorwaarden die voor deze uitjes gelden, zoals zwemdiploma’s en leeftijden.

Vervoer

Verantwoordelijkheid en Veiligheid
Vanaf het moment dat de school uit is, vallen de kinderen die gebruik maken van de bso onder de verantwoordelijkheid van de kinderopvangorganisatie. Een bso moet vanaf dat moment ‘verantwoorde kinderopvang’ bieden. In de Wet kinderopvang staat dat de houder van de kinderopvangorganisatie verantwoordelijk is voor het veilig vervoeren van kinderen. Hij/zij dient maatregelen te treffen om vervoer op een veilige manier te regelen.

Er staan geen specifieke eisen* voor vervoer in de wet- en regel­geving voor de kinderopvang, omdat iedere vervoerssituatie anders is. De houder moet dus zelf goed nadenken over het waarborgen van de veiligheid van de kinderen en daarbij mogelijke risico’s inventariseren. Dit alles moet worden vastgelegd in het Veiligheidsbeleid. Denk hierbij aan zaken zoals:

• verloop van de route (druk of rustig, lengte, mogelijke gevaren, hoeveelheid scholen);
• type vervoersmiddel (wat past het beste bij deze route);
• juist gebruik van dit vervoersmiddel (bijvoorbeeld een auto, busje of BSO-Bus);
• grootte van de groep en leeftijd van de kinderen;
• de persoon die de kinderen ophaalt (wie kan gezien de situatie het beste worden ingezet), verzekering in orde.
• emotionele veiligheid (is het in deze situatie nodig om vaste gezichten in te zetten).
• kosten;
• Vervoerskosten van school naar de bso worden over het algemeen niet apart in rekening gebracht. Deze kosten worden meegenomen in de berekening van de totale uurprijs als onderdeel van de ‘directe organisatiekosten’. Ze  vallen daarmee onder het adviesrecht van de oudercommissie op prijswijzigingen.

Als de vervoerskosten wel apart berekend worden, dan moet dat in het contract of de algemene voorwaarden worden vastgelegd. De bso kan hier niet zomaar eenzijdig wijzigingen in aanbrengen; ouders moeten daar afzonderlijk akkoord voor geven. Ouders hebben geen recht op kinderopvangtoeslag over deze aparte uren/kosten voor vervoer. Let daarop bij het invullen van de gegevens bij de Belastingdienst.

VeiligheidNL geeft helder advies over het veilig op pad gaan met kinderen op de fiets en in de auto. Hier kunt u informatie vinden over bijvoorbeeld het juist gebruik van autostoeltjes en zit verhogers.

Lees meer: info over de BSO Bus (voorheen Stint).

*De enige regel die wel vaststaat, is dat het niet verplicht is dat een pedagogisch medewerker tijdens het vervoer aanwezig is. De kinderopvang mag er bijvoorbeeld voor kiezen om het vervoer door een taxibedrijf te laten uitvoeren. De persoon die voor het vervoer wordt ingezet, moet wel beschikken over een geldige VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).

Adviesrecht oudercommissie
Het vervoer van een kinderopvanglocatie valt als onderdeel van het Veiligheidsbeleid onder het wettelijk adviesrecht van de oudercommissie. Wijzigingen in dit beleid moeten door de houder altijd ter bespreking en advies aan de OC voorgelegd worden.

Toezicht op veilig vervoer
Het inspectiedomein Veiligheid en gezondheid wordt niet bij iedere controle door de GGD beoordeeld. Gebeurt dit wel, dan zal de toezichthouder niet letterlijk de aanwezigheid van de juiste autostoeltjes controleren. Hij/zij zal wel beoordelen of de vorm en wijze van vervoer voldoet aan de eisen voor verantwoorde kinderopvang. Is er in het  aandacht besteed aan het vervoer? Heeft de houder nagedacht over het vervoer en kan hij/zij goed uitleggen waarom bepaalde keuze(s) zijn gemaakt? Zijn de oudercommissie en de ouders op de hoogte van het beleid rondom vervoer?

Voor de kwaliteit en de juistheid van het beleid is de houder verantwoordelijk. Merkt u als ouder of oudercommissie dat er zich onveilige situaties voordoen? Of dat de houder onvoldoende nagedacht heeft over het vervoer? Bespreek dit dan met de houder. Of neem bij acuut/ structureel zorgelijke situaties direct contact op met de GGD om uw zorgsignaal af te geven.

Algemene verordening gegevensbescherming in de kinderopvang (AVG)

De Algemene verordening gegevensbescherming geldt voor alle organisaties die veel gegevens verzamelen, zoals n.a.w.-gegevens maar ook informatie over de ontwikkeling van een kind en foto- en videomateriaal. Het verwerken, bewaren en delen van die privacygevoelige informatie in de kinderopvang mag alleen als:

• de verwerking een duidelijk, gerechtvaardigd doel heeft;
• de gegevens voldoende beschermd zijn;
• er rekening gehouden wordt met de rechten van de betrokkenen.

Een kinderopvangorganisatie moet vastleggen hoe zij met de privacygevoelige informatie omgaat. Dat kan heel goed in een privacybeleid. Het beleid omtrent de privacy moet transparant zijn voor betrokkenen.

• Privacybeleid kinderopvang
• Functionaris persoonsgegevens
• AVG en de oudercommissie
• E-mailadressen doorgeven aan de oudercommissie
• Rechten van ouders
• Afspraken met derden
• Melden bij Autoriteit Persoonsgegevens
  
  

Privacybeleid kinderopvang
In het privacybeleid van de kinderopvang moet worden opgenomen:

• een omschrijving van de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt;
• een beschrijving van de doeleinden van verwerking van persoonsgegevens (wat er met de persoonsgegevens wordt gedaan) en wat de juridische grondslag daarvan is;
• hoe wordt voldaan aan de beginselen van verwerking van persoonsgegevens. Zoals de verplichting om niet meer gegevens te verwerken dan noodzakelijk;
• welke rechten betrokkenen hebben en hoe zij die rechten kunnen uitoefenen. Zoals het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Maar ook het recht op inzage, wijzigen, wissen en het ontvangen van alle geregistreerde gegevens;
• welke organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om de persoonsgegevens te beveiligen;
• hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard.

Functionaris persoonsgegevens
Als er op grote schaal regelmatig of stelselmatig betrokkenen worden geobserveerd en dit een kernactiviteit van de organisatie is (zoals het volgen van de ontwikkeling van de kinderen) moet er een ‘functionaris gegevensbescherming’ worden aangesteld.

Omdat elke organisatie/situatie anders is verschillen de eisen. De regels zijn omvangrijk complex. Op https://rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg/stappen kan worden nagegaan welke regels voor de situatie van uw opvang gelden en u kunt een persoonlijk adviesrapport downloaden.

AVG en de oudercommissie
De regels van de AVG gaan over (de bescherming van) privacygevoelige (veelal digitale) informatie en beeldmateriaal. Het gaat dus over de veiligheid van de kinderen en ouders. Daarom heeft de oudercommissie adviesrecht op het privacybeleid van de organisatie. Als oc kun je met het beleid meekijken.

E-mailadressen doorgeven aan de oudercommissie
Als oudercommissie wil je graag rechtstreeks met ouders kunnen communiceren. Het is een misverstand dat kinderopvangorganisaties de mailadressen of andere contactgegevens van ouders niet aan de oudercommissie mogen doorgeven. Ouders moeten daar uiteraard wel toestemming voor geven.

Tip: laat op het inschrijfformulier van de kinderopvang een checkbox (aanvink-vakje) opnemen met de tekst 'Ik geef toestemming mijn mailadres door te geven aan de oudercommissie.' Zet daar bij dat de oudercommissie de kinderopvangorganisatie adviseert over o.a. de kwaliteit en uurprijs en wat de oudercommissie nog meer doet en/of organiseert (nieuwe ouders hebben vaak nog nooit van een oudercommissie gehoord).

Rechten van ouders
Ouders hebben recht op inzage van het privacybeleid. Ook mag u als ouder navragen welke gegevens van u of uw kind worden bijgehouden. U kunt de kinderopvangorganisatie indien gewenst verzoeken om correctie of verwijdering van uw gegevens en de gegevens van uw kind.

Afspraken met derden
Een kinderopvangorganisatie moet afspraken maken met leveranciers (bijvoorbeeld de leverancier van het ouderplatform) dat zij persoonsgegevens even zorgvuldig behandelen. De afspraken moeten worden vastgelegd in aparte verwerkersovereenkomsten.

Melden bij Autoriteit Persoonsgegevens
Als er persoonsgegevens uitlekken moet dit als datalek worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).