Privacybeleid in de kinderopvang
Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacywet beschermt de persoonlijke gegevens van iedereen in Nederland. De AVG geldt ook voor alle kinderopvangorganisaties. Zij moeten duidelijk vastleggen hoe zij met persoonsgegevens omgaan. Dat doen ze bijvoorbeeld in een privacybeleid. De oudercommissie heeft het recht om hierover advies te geven.
Privacybeleid in de kinderopvang: wat moet je weten?
Kinderopvangorganisaties verwerken veel persoonsgegevens, zoals:
- naam- en adresgegevens
- informatie over de ontwikkeling van kinderen
- foto’s en video’s
Daarom geldt de AVG ook voor hen. Het verwerken, opslaan en delen van gegevens mag alleen als: er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor is, de gegevens goed worden beschermd, en er rekening wordt gehouden met de rechten van ouders en kinderen.
Organisaties moeten in een privacybeleid duidelijk uitleggen hoe zij hiermee omgaan. Dit beleid moet transparant zijn en makkelijk te vinden voor ouders.
Wat moet er in het privacybeleid staan?
In het privacybeleid hoort minimaal te staan:
- Welke persoonsgegevens worden verwerkt.
- Waarom deze gegevens worden gebruikt en welke wettelijke grondslag daarbij hoort.
- Hoe de organisatie voldoet aan de AVG-beginselen, zoals dataminimalisatie (niet meer gegevens verzamelen dan nodig).
- Welke rechten ouders hebben, zoals inzage, correctie, verwijdering en het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
- Welke technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om gegevens te beveiligen.
- Hoe lang gegevens worden bewaard.
Functionaris Gegevensbescherming
Moet een organisatie een FG aanstellen? Dat is verplicht wanneer een organisatie op grote schaal, regelmatig of structureel personen observeert, bijvoorbeeld door het volgen van de ontwikkeling van kinderen. De verplichtingen verschillen per organisatie. Via de AVG-check van de RVO kunnen organisaties eenvoudig nagaan wat voor hen geldt en een persoonlijk adviesrapport krijgen.
AVG en de oudercommissie
De AVG gaat over het beschermen van privacygevoelige informatie en beeldmateriaal. Daarom heeft de oudercommissie adviesrecht op het privacy beleid. Zij mag meekijken of het beleid volledig en zorgvuldig is.
Mogen e-mailadressen aan de oudercommissie worden doorgegeven?
Ja, dat mag — maar alleen als ouders daar vooraf toestemming voor geven.
Tip voor kinderopvangorganisaties: Voeg op het inschrijfformulier een checkbox toe met: “Ik geef toestemming mijn e-mailadres door te geven aan de oudercommissie.”
Leg er kort bij uit wat de oudercommissie doet, zodat ouders goed geïnformeerd toestemming kunnen geven.
Rechten van ouders
Als ouder heb je het recht om:
- het privacybeleid in te zien;
- op te vragen welke gegevens over jou en je kind zijn verwerkt;
- correctie of verwijdering van gegevens te vragen, wanneer dat binnen de AVG mogelijk is.
Afspraken met externe partijen
Kinderopvangorganisaties werken vaak met externe leveranciers, zoals ouderportalen. Met deze partijen moet een verwerkersovereenkomst worden gesloten, zodat ook zij persoonsgegevens goed beschermen.
Datalekken
Als er persoonsgegevens uitlekken, moet de organisatie dit direct melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit heet een datalek.